由于Microsoft Office 2007和以上的office版本中的核心應(yīng)用程序(例如Word、Excel、PowerPoint)采用了全新的Open XML文檔格式，文檔的擴(kuò)展名也發(fā)生了變化，如果同事的計(jì)算機(jī)上只有office2003，沒(méi)有安裝Microsoft Office 2007，該如何進(jìn)行文檔交流呢?

首先，Microsoft Office 2007應(yīng)用程序完全向下兼容，這就意味著使用Microsoft Office 2007打開(kāi)之前版本的Office文檔都是沒(méi)有問(wèn)題的。反過(guò)來(lái)，如果您的同事使用的是Microsoft Office 2003/XP，為了達(dá)到文檔交流的目的，您可以這樣處理。

方法1：依然將文檔保存為新的文件格式

Microsoft Office 2007的用戶依然可以將文檔保存為全新的2007文件格式，此時(shí)Word文檔的擴(kuò)展名為.docx;Excel文檔的擴(kuò)展名為.xlsx;PowerPoint文檔的擴(kuò)展名為.pptx。當(dāng)這些文檔發(fā)送給Microsoft Office 2003/XP用戶時(shí)，可以通過(guò)下載并安裝“文件格式兼容包”，這樣就可以打開(kāi)Microsoft Office 2007的文檔了。

方法2：將Microsoft Office 2007的文檔另存為兼容模式

如果讓Microsoft Office 2003/XP的用戶安裝“文件格式兼容包”太過(guò)繁瑣，Microsoft Office 2007的用戶還可以將文檔另存為兼容模式，如圖1所示，這樣之前版本的用戶就可以方便地共享文檔信息了。

圖1 另存為兼容格式文檔

但是，如果這樣每次將文檔都另存一遍，對(duì)于Microsoft Office 2007用戶而言并不是一件很輕松的事情，因此，我們還可以在Office 2007應(yīng)用程序中設(shè)置默認(rèn)的文檔存儲(chǔ)格式，操作步驟如下：

(1) 在Word、Excel或PowerPoint 2007應(yīng)用程序中(在此以Microsoft Word 2007為例)，單擊【Office按鈕】，并單擊【W(wǎng)ord選項(xiàng)】 按鈕，如圖2所示。

圖2 Word選項(xiàng)

(2) 打開(kāi)如圖3所示的“Word選項(xiàng)”對(duì)話框后，單擊左側(cè)命令導(dǎo)航中的【保存】按鈕，在“保存文檔”選項(xiàng)區(qū)域的“將文檔保存為此格式”的下拉列表中，選擇“Word 97-2003文檔”選項(xiàng)。

圖3 設(shè)置文檔的默認(rèn)保存格式

(3) 單擊【確定】按鈕后完成設(shè)置。這樣，Microsoft Office 2007的用戶就可以使用默認(rèn)的Office 97-2003文檔格式保存文件，進(jìn)行順暢的交流了。

方法3：將文檔保存為PDF文件格式

采用兼容格式保存文檔，Microsoft Office 2007會(huì)提示用戶在文檔中部分Microsoft Office 2007特有的一些格式設(shè)置可能會(huì)有影響。為了可以把文檔的內(nèi)容和格式設(shè)置“原汁原味”地呈現(xiàn)給Microsoft Office 2007之前版本的用戶，我們還可以將文檔另存為PDF格式，如圖4所示。

圖4 將文檔另存為PDF文件格式